Oleh: Martdian Ratna Sari
Associate Professor in Accounting, Universitas Matana
Bidang Risk Based Audit, Forensic Accounting, and Investigative Audit
Sebuah transaksi muncul dengan nilai yang tidak biasa. Dokumen pendukungnya terlihat lengkap: ada invoice, tanda tangan persetujuan, dan nama vendor yang tampak sah. Namun, pembayaran dilakukan jauh lebih cepat daripada biasanya. Dalam kasus lain, laporan whistleblower menyebutkan adanya hubungan mencurigakan antara vendor dan orang dalam perusahaan. Pertanyaannya: dari mana investigator harus mulai?
Dalam investigasi fraud, hampir tidak pernah tersedia satu bukti yang langsung menjelaskan keseluruhan kejadian. Investigator biasanya hanya memegang potongan informasi: invoice, email, log transaksi, laporan internal, atau keterangan awal dari seseorang. Dokumen-dokumen itu penting, tetapi sering kali belum menjawab pertanyaan yang paling mendasar terkait: siapa melakukan apa, kapan, bagaimana, dengan siapa, dan mengapa.
Di sinilah investigative interview menjadi penting. Percakapan dapat membuka jalur menuju bukti lain: dokumen yang perlu diperiksa, orang yang perlu diwawancarai berikutnya, atau bagian cerita yang harus diuji. Karena itu, interview adalah bagian dari proses pembuktian.
Interview Investigasi Bukan Wawancara Biasa
Banyak orang membayangkan interview seperti wawancara kerja atau percakapan auditor dengan auditee. Investigative interview berbeda. Tujuannya bukan hanya memahami proses atau meminta penjelasan, melainkan memperoleh informasi yang dapat diuji.
Bayangkan seorang staf mengatakan, “Saya hanya menerima invoice dari procurement. Saya tidak pernah berkomunikasi langsung dengan vendor.”
Pernyataan itu belum dapat diperlakukan sebagai fakta final. Investigator masih perlu membandingkannya dengan email, log komunikasi, metadata dokumen, catatan sistem, atau keterangan pihak lain.
Di sinilah perbedaan antara “mendengar cerita” dan “membangun bukti”. Sebuah keterangan menjadi bernilai ketika dapat diverifikasi dan konsisten dengan sumber independen lainnya. Karena itu, interviewer yang baik datang dengan peta kasus, bukan sekadar daftar pertanyaan panjang.
Sebelum Bertanya, Bangun Peta Kasus
Salah satu kesalahan yang mudah terjadi adalah terlalu cepat masuk ke ruang interview. Investigator merasa sudah membaca dokumen dan kemudian menyusun puluhan pertanyaan. Padahal, kualitas interview sering ditentukan sebelum percakapan dimulai.
Investigator perlu memetakan apa yang sudah dan belum diketahui, bukti yang tersedia, pihak yang mungkin memiliki informasi relevan, serta hipotesis yang sedang diuji.
Pola sederhananya dapat digambarkan sebagai berikut:
Fact→Gap→Question→Evidence
Misalnya, diketahui bahwa sebuah vendor baru menerima pembayaran Rp500 juta hanya dua minggu setelah terdaftar dalam sistem perusahaan. Itu adalah fact. Namun belum diketahui siapa yang pertama kali mengusulkan vendor tersebut. Itu adalah gap.
Maka pertanyaannya bukan, “Apakah vendor ini bermasalah?”, melainkan, “Bagaimana vendor ini pertama kali diperkenalkan kepada perusahaan?”
Jawaban atas pertanyaan tersebut kemudian diarahkan menuju evidence: email pengajuan vendor, formulir registrasi, log sistem, pesan komunikasi, atau keterangan dari pihak lain.
Dengan cara ini, setiap pertanyaan memiliki tujuan. Investigator tidak bertanya karena penasaran, namun bertanya karena ada celah informasi yang perlu ditutup.
Seni Bertanya Ada pada Urutan dan Cara
Pertanyaan yang baik tidak hanya ditentukan oleh isi, tetapi juga urutannya. Dalam banyak situasi, interview sebaiknya dimulai dengan pertanyaan terbuka.
“Ceritakan bagaimana proses transaksi tersebut berlangsung sejak awal.”
Pertanyaan seperti ini memberi ruang kepada interviewee untuk menyampaikan versinya sendiri. Investigator dapat melihat bagaimana seseorang menyusun cerita, bagian mana yang dianggap penting, siapa saja yang disebut, dan apa yang justru tidak muncul.
Setelah itu, pertanyaan dapat bergerak menuju klarifikasi.
“Ketika Anda mengatakan dokumen diterima dari procurement, siapa tepatnya yang menyerahkannya?”
Kemudian menjadi lebih spesifik.
“Kapan dokumen itu Anda terima?”
“Siapa yang memberikan persetujuan?”
“Apakah Anda pernah berkomunikasi dengan vendor sebelum pembayaran dilakukan?”
Urutan ini penting karena pertanyaan yang terlalu menuduh sejak awal dapat membuat interview menjadi defensif.
Coba anda bandingkan dua pertanyaan berikut.
“Anda yang mengubah data transaksi itu, bukan?”
dengan:
“Siapa saja yang memiliki akses untuk mengubah data transaksi tersebut?”
Pertanyaan pertama sudah mengandung asumsi. Pertanyaan kedua membuka ruang untuk memahami proses, mengidentifikasi aktor, dan menguji fakta.
Ada alasan lain mengapa investigator tidak perlu terlalu cepat menunjukkan seluruh bukti yang dimilikinya. Jika semua informasi dibuka sejak awal, seseorang dapat menyesuaikan ceritanya terhadap bukti tersebut. Sering kali lebih berguna membiarkan interviewee menjelaskan versinya terlebih dahulu, lalu membandingkannya dengan data independen.
Mendengarkan Bisa Lebih Penting daripada Bertanya
Keterampilan yang kerap diremehkan dalam investigative interview justru adalah mendengarkan. Investigator bukan hanya perlu menangkap apa yang dikatakan, tetapi juga struktur cerita.
Apakah cerita berubah setelah pertanyaan tertentu? Apakah detail baru muncul belakangan? Apakah jawaban menjadi sangat umum ketika masuk ke area tertentu? Apakah ada bagian penting yang seharusnya muncul dalam kronologi tetapi tidak pernah disebutkan?
Sinyal-sinyal semacam itu bukan bukti fraud; mereka hanya menunjukkan area yang perlu dieksplorasi. Orang yang gugup tidak otomatis berbohong. Ketegangan bisa muncul karena takut salah bicara atau tidak terbiasa diwawancarai. Bahasa tubuh dan perubahan ekspresi tidak dapat berdiri sendiri sebagai bukti. Investigasi yang baik tidak dibangun di atas tebakan mengenai perilaku, namun dibangun di atas fakta yang dapat diuji.
Ketika Cerita Bertemu Bukti
Nilai terbesar interview muncul ketika sebuah keterangan dibandingkan dengan sumber lain. Misalnya seseorang mengatakan, “Transaksi itu saya proses Senin pagi setelah mendapat persetujuan atasan.”
Kalimat sederhana ini menghasilkan beberapa jalur verifikasi. Apakah timestamp sistem menunjukkan transaksi diproses Senin pagi? Apakah email persetujuan dikirim sebelum transaksi dibuat? Siapa yang login ke sistem pada saat transaksi diproses? Apakah dokumen pendukung sudah tersedia pada waktu tersebut?
Interview menghasilkan lead. Lead kemudian diverifikasi. Jika keterangan itu didukung oleh sumber independen lain, terjadilah corroboration. Dari sinilah informasi mulai berkembang menjadi evidence. Itulah sebabnya jawaban seseorang, bahkan jika terdengar sangat meyakinkan, tetap tidak boleh langsung diperlakukan sebagai kesimpulan.
Hal yang sama berlaku ketika muncul kontradiksi. Misalnya, satu orang mengatakan dokumen dikirim Senin, orang lain mengatakan Selasa, sementara sistem menunjukkan dokumen dibuat Senin malam tetapi baru diunggah Selasa pagi.
Respons yang buruk adalah langsung menuduh: “Anda bohong.”
Respons yang lebih berguna adalah menguji perbedaan tersebut.
“Tadi Anda menyampaikan dokumen diterima hari Senin. Namun catatan sistem menunjukkan dokumen baru masuk hari Selasa. Bagaimana Anda menjelaskan perbedaan tersebut?” Mungkin ada penjelasan yang masuk akal.
Bisa jadi dokumen diterima melalui email pada Senin, tetapi baru diunggah ke sistem pada Selasa. Atau mungkin kontradiksi itu justru membuka fakta baru.
Investigative interview bukan keterampilan menghafalkan daftar pertanyaan, namun kombinasi curiosity, skepticism, discipline, listening, dan evidence mindset.
Curiosity mendorong investigator untuk terus memahami apa yang sebenarnya terjadi. Skepticism mencegahnya menerima informasi begitu saja. Discipline menjaga agar investigasi tetap mengikuti fakta dan prosedur. Listening membantu menangkap detail dan perubahan cerita. Sedangkan evidence mindset memaksa investigator untuk selalu bertanya: “Bagaimana informasi ini dapat diverifikasi?”
Pada akhirnya, kualitas investigasi tidak ditentukan oleh seberapa dramatis interview berlangsung atau apakah seseorang mengaku. Kualitas investigasi ditentukan oleh kemampuan membangun penjelasan yang didukung oleh fakta dan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.
Karena itu, seni interview dalam investigasi fraud bukan terletak pada siapa yang paling pandai bertanya. Seni itu terletak pada kemampuan mengubah percakapan menjadi informasi yang dapat diuji, informasi menjadi fakta, dan fakta menjadi rangkaian bukti yang menjelaskan apa yang sebenarnya terjadi.
Baca artikel asli dari SWA Online: Seni Wawancara dalam Investigasi Fraud
_
Matana University
Creating Value, Driving Impact
